No idejas līdz projektam: profesionāls atbalsts starptautisko projektu pieteikumu kalvē

Skats no malas
Kā stāsta Latvijas Universitātes Eiropas Sociālā fonda projekta “Labākas pārvaldības nodrošināšana Latvijas Universitātē” vadošā eksperte pilotprojekta “Projektu atbalsta centrs” vadītāja Airita Brenča, centra uzdevums ir informēt, konsultēt, izglītot un iedvesmot Latvijas Universitātes akadēmisko personālu, darbojoties gan kā uzticamam padomdevējam, gan kā profesionālam kritiķim, tā no idejas nonākot līdz veiksmīgam projektam ar piemērotiem sadarbības partneriem un pārdomātu budžetu:

“Aiztaupot akadēmiskajam personālam ilgās stundas projektu konkursu dalības nosacījumu analizēšanai, vairākumam no izsludinātajiem projektu konkursiem sagatavojam pārskatāmu projekta pieteikuma nosacījumu aprakstu latviešu valodā, tad piemeklējam piemērotāko struktūrvienību vai atbilstošāko potenciālo projektu ideju radītāju Universitātē atbilstoši plānota vai izsludināta projektu konkursa prioritātēm un informējam par potenciālo iespēju pieteikties projekta konkursam. Tāpat pie mums vēršas jau ar gatavām idejām, kurām mēs piemeklējam atbilstošāko risinājumu. 

PAC komanda konsultē un palīdz radīt pievienoto vērtību projekta ideju un pieteikumu izstrādes procesā, projekta darbību plānošanā, nodrošinām projektu pieteikumu sadaļu izstrādei nepieciešamās aktuālas vispārējās informācijas pieejamību, kā arī sniedzam atbalstu vietējo vai starptautisko partneru piesaistei.

Tāpat strādājam ar tiem projektu pieteikumiem, kas ir iesniegti konkursā, bet nav finansiāli atbalstīti, analizējam noraidījuma iemeslus, ekspertu atzinumus un pieteikuma atbilstību jaunajiem konkursa nosacījumiem, lai identificētu nepieciešamos pilnveidojumus un sniegtu priekšlikumus projekta pieteikuma tālākai virzīšanai. “

Projektu konkursu uzsaukumos izteikta tendence ir prasība pēc starpnozaru un starpinstitucionālās sadarbības. “Šim aspektam dažkārt projektu pieteicēji jāsagatavo. Bieži vien meklējam atbilstošos partnerus ne tikai Universitātes struktūrvienību vidū, bet arī starptautisko asociāciju un nozaru institūciju vidū,” norāda Airita Brenča.

Centra pieredzējušo profesionāļu komanda seko līdzi “svaigajām” projektu konkursu iespējām un piedāvā tās potenciālajiem projektu pieteicējiem, organizē informatīvus seminārus, vērtē projektu idejas, izstrādā novērtējumu uzrakstītiem un iesniegtiem, bet atbalstu neguvušiem projektiem, palīdz tos pilnveidot atbilstoši vērtēšanas kritērijiem un ekspertu atzinumiem, analizē budžeta sagatavošanas nosacījumus un meklē papildu finanšu iespējas, uzrunā piemērotākos sadarbības partnerus, uzrauga projekta pieteikuma atbilstību prasībām, pārliecinās par sagatavotās dokumentācijas precizitāti, kā arī sagatavo projekta pieteikuma izstrādes laika plānu, laicīgi ieplānojot projekta pieteikuma un tā pielikumu sagatavošanas etapu secīgu izpildi un iesniegšanu atbilstošajā institūcijā noteikti kādu laiku vēl pirms iesniegšanas termiņa.  

“Pašlaik mūsu centrā ir atvērtas vakances papildu profesionāļu piesaistei, un  mūsu pakalpojumam ir pieprasījums. Esam atvērti izaugsmei gan kapacitātes, gan kvalitātes nemitīgas paaugstināšanas ziņā.  Patīkami ir ikdienā sajust mūsu nepieciešamību Universitātes akadēmiskās saimes projektu kalvē, mērķtiecīgi strādājot izcilības virzienā un Universitātes projektu pieteikumu “success rate” koeficienta paaugstināšanā,” atzīst LU pilotprojekta “Projektu atbalsta centrs” vadītāja.

LU Projektu atbalsta centra komandai, līdz ar darba apjoma kāpumu piepulcinot profesionāļu skaitu, līdzšinējais darbs ļāvis saredzēt, labāk saprast un izstrādāt piedāvājumu nepieciešamajiem uzlabojumiem Universitātes iekšējo procesu apritē un dokumentu, metodisko materiālu izstrādē projektu pilnā dzīves ciklā no projektu iniciēšanas brīdim līdz projektu pēcuzraudzības perioda noslēgumam Latvijas Universitātē, lai augtu ne tikai iesniegto projekta pieteikumu skaits, bet arī veiksmīgi īstenoto projektu skaits. “No līdzšinējā darba ik mēnesi  redzam, ko ir nepieciešams mainīt, lai ne tikai radītu jaunas idejas un kaldinātu tās līdz konkurētspējīgiem, konkursos atbalstītiem projektiem, bet kā jau radītām, inovatīvām un aktuālām idejām neļaut iestrēgt datora cietajā diskā vai “mākonī” nepilnīgi sagatavotu projektu pieteikumu dēļ,” uzsver Airita Brenča.

Viens no LU Projektu atbalsta centra ieguldījumiem sekmīgā Universitātes projektu pilna dzīves cikla īstenošanā ir Rokasgrāmata projektu izstrādei, pieteikšanai, īstenošanai un pēcuzraudzībai. Pašlaik tiek apkopota līdzšinējā augstskolas struktūrvienību pieredze šajā jomā, kā arī analizēti iekšējie normatīvie akti un procedūras. Rokasgrāmata ir paredzēta kā praktisks ceļvedis jebkuram Latvijas Universitātes zinātniekam, projektu vadītājam vai darbiniekam. Tā plānota kā elektronisks dokuments, kas tiks pastāvīgi atjaunināts, tādējādi nezaudējot aktualitāti laika gaitā. Rokasgrāmatu paredzēts “salikt kopā” un piedāvāt LU projektu rakstītāju mērķauditorijai līdz šī gada beigām.

Profesionālais palīgs ideju pārvēršanai projektos
Līdz šim uzrunātas Latvijas Universitātes fakultātes, stāstot par centra funkcijām, vienlaikus izzināti  būtiskākie aspekti akadēmiskā personāla projektu pieteikumu sagatavošanā, sagatavoti un iesniegti vairāki projekti, kuros Latvijas Universitātei ir vadošā partnera loma, kā arī vairāki projekti, kuros tā ir kā sadarbības partneris.

“Lai radītu veiksmīgu projektu, ir nepieciešamas speciālas zināšanas. Ja akadēmiskajam personālam nav atbalsta šai ziņā, ir ļoti zema varbūtība, ka projektu pieteikumi tiks rakstīti gan šo zināšanu trūkuma dēļ, gan garo projekta rakstīšanai veltāmo darba stundu dēļ. LU Projektu atbalsta centrs ir piemērs tam, kā lieliski un augstu profesionāli cilvēkresursi, kuri ir īstajā laikā un vietā, var veicināt akadēmiskā personāla motivāciju sagatavot spēcīgu projekta pieteikumu,” uzsver Kristīne Dupate, Latvijas Universitātes Juridiskās fakultātes asociētā profesore, novērtējot sadarbību kā priekšnosacījumu projekta pieteikuma “Kapacitātes veidošana un izpratnes paaugstināšana neiecietības novēršanai un apkarošanai Latvijā” tapšanā un iespējamai citu projektu pieteikumu sagatavošanai nākotnē. “LU Projektu atbalsta centra izveide ir vērtīgs solis Latvijas Universitātes dalībai projektu konkursos ar nosacījumu, ka aug ne vien veiksmīgu pieteikumu skaits, bet arī pats atbalsta centrs.”

Savukārt LU Medicīnas fakultātes asociētā profesore Liliāna Civjāne norāda, ka noderīgs bija LU Projektu atbalsta centra sagatavotais, viegli uztveramais kopsavilkums no plašā projekta pieteikšanās apraksta, detalizēti uzskaitot nepieciešamo. Tāpat vērtīgi bija padomi pieteikuma pilnveidei, balstoties uz vērtēšanas kritērijiem. “Novērtēju gan atbalstu pieteikuma dokumentācijas sagatavošanā un apkopošanā, gan paša pieteikuma iesniegšanā, kas var reizēm aizņemt pat vairākas stundas,” stāsta L. Civjāne, kurai Projektu atbalsta centrs palīdzēja arī uzmeklēt piemērotus projekta partnerus. “Vērtīgs bija arī profesionāļu skats no malas mirklī, kad vajadzēja saprast, vai ir vispār jēga uzsākt dalību konkursā, izvērtējot iespējamo finansiālo atbalstu un atlases procesa nianses, lai netērētu laiku tur, kur izredzes ir zemas.” 

Kā norāda LU Psiholoģijas, pedagoģijas un mākslas fakultātes Psiholoģijas nodaļas profesore Guna Svence, ir svarīgi, ka Latvijas Universitātē kā lielā augstskolā ir atbalsts projektu pieteicējiem: "Lai taptu veiksmīgs projekta pieteikums, ir svarīgi, ka ir kāds, kas pārzina "spēles laukumu" un tajā valdošos noteikumus, tostarp, specifisko projektu valodu un terminus, dokumentus, procesus un citas nianses. Īpaši svarīgi šāda veida atbalsts ir tiem, kam nav pieredzes projektu rakstīšanā." Pilnveidojot LU Projektu atbalsta centra darbību nākotnē, profesore aicina paplašināt centra darbinieku loku un centra konsultatīvo funkciju.

"Sadarbība ar Projektu atbalsta centra vadītāju projekta pieteikuma sagatavošanā mums ļāva ievērojami ietaupīt laiku un enerģiju, pateicoties atbalstam, ko saņēmām projekta tehniskās puses un dokumentācijas sakārtošanā. Tas ļāva vairāk domāt par projekta saturu, ne par administratīvo pusi," pauž LU Pedagoģijas, psiholoģijas un mākslas fakultātes Izglītības zinātņu un pedagoģisko inovāciju nodaļas vadītāja profesore Zanda Rubene, uzsverot nepieciešamību LU Projektu atbalsta centram augt plašumā, atsaucoties uz līdzīgu atbalsta formu arī citās Eiropas universitāšu augstskolās, kas ievērojami atvieglo pētnieku darbu.

Pašreiz notiek darbs pie LU Projektu atbalsta centra attīstītības modeļa izstrādes, lai nodrošinātu centra ilgtspēju un tālāku attīstību Latvijas Universitātē  un sniegtu atbalstu ilgtermiņā Universitātes akadēmiskajai saimei.

Lai sazinātos ar LU Projektu atbalsta centru (PAC), jautājumu gadījumā projektu pieteicēji aicināti rakstīt uz e-pastu pac@lu.lv vai zvanīt pa tālruņiem (+371) 67034021, (+371) 25668055. LU Projektu atbalsta centrs  atrodas Rīgā, Aspazijas bulvārī 5, 436. telpā.

Latvijas Universitātes Projektu atbalsta centrs darbojas kā pilotprojekts Eiropas Sociālā fonda projektā “Labākas pārvaldības nodrošināšana Latvijas Universitātē” specifiskā atbalsta mērķa 8.2.3. “Nodrošināt labāku pārvaldību augstākās izglītības institūcijās” ietvaros (projekts Nr. 8.2.3.0/18/A/019).